Prozessautomatisierung für KMU

Wiederkehrende Abläufe automatisieren - sauber, messbar und wartbar

Power Automate, Make.com, Webhooks und Integrationen: weniger Handarbeit, weniger Fehler, schnellere Reaktionszeiten im Tagesgeschäft.

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Typische Automationen im KMU-Alltag

  • Kontaktformular -> CRM/Ticket -> Benachrichtigung an Vertrieb oder Service
  • Angebot/Bestellung -> strukturierte Ablage -> Status-Update in Teams
  • Datenabgleich zwischen Tools (z. B. Listen, CRM, Buchhaltung)
  • Reports & Erinnerungen automatisiert versenden

Praxisbeispiele aus typischen Kundenprozessen

  • Servicebetrieb: Eingehende Störung erzeugt automatisch Ticket, ordnet Priorität zu und informiert den zuständigen Techniker.
  • Vertrieb: Web-Anfrage wird qualifiziert, im CRM angelegt und inklusive Follow-up-Aufgabe an den richtigen Ansprechpartner übergeben.
  • Office/Backoffice: Freigaben für Angebote oder Rechnungen laufen über einen klaren Genehmigungsprozess mit Erinnerungen.
  • Management: Wöchentliche KPI-Zusammenfassung aus mehreren Quellen wird automatisch erstellt und verteilt.

So läuft ein Automatisierungsprojekt ab

  • 1) Prozessaufnahme: Ist-Ablauf, Medienbrüche, Fehlerquellen und Zeitfresser identifizieren
  • 2) Pilot-Workflow: ein klarer Use Case mit hohem Nutzen und geringem Risiko
  • 3) Rollout: Berechtigungen, Monitoring, Dokumentation und Übergabe ins Tagesgeschäft
  • 4) Ausbau: weitere Prozesse standardisiert ergänzen statt Einzellösungen stapeln

Wichtig: Stabilität, Sicherheit und Wartbarkeit

Automationen bringen nur dann dauerhaft Nutzen, wenn sie sauber aufgebaut sind: klare Namenskonventionen, Logging, Fehlerpfade, Benachrichtigungen, Berechtigungen und verständliche Dokumentation.

Was du konkret erwarten kannst

  • Weniger manuelle Routinearbeiten und weniger Copy-Paste-Fehler
  • Schnellere Durchlaufzeiten bei Anfragen, Freigaben und Übergaben
  • Mehr Transparenz über Status, Engpässe und Verantwortlichkeiten
  • Ein Setup, das intern verständlich bleibt und nicht nur vom Ersteller abhängt

Haeufige Fragen

Welche Tools nutzt ihr?

Je nach Stack: Power Automate, Make.com, Webhooks und passende APIs/Integrationen.

Für welche Unternehmen lohnt sich Prozessautomatisierung?

Vor allem für KMU mit wiederkehrenden Abläufen in Vertrieb, Service, Backoffice oder Projektorganisation.

Wie finden wir den richtigen ersten Use Case?

Wir starten mit einem Prozess, der häufig vorkommt, klar messbar ist und heute unnötig viel manuelle Arbeit erzeugt.

Wie lange dauert die Umsetzung?

Ein erster Pilot ist oft in wenigen Tagen bis wenigen Wochen live, je nach Datenquellen und Freigaben.

Wie messt ihr den Erfolg?

Über konkrete Kennzahlen wie Zeit pro Vorgang, Durchlaufzeit, Fehlerquote und Reaktionszeit.

Was passiert bei Fehlern im Workflow?

Wir bauen definierte Fehlerpfade mit Benachrichtigung und nachvollziehbarem Logging ein, damit Probleme schnell erkannt und behoben werden.

Ist das sicher und DSGVO-konform umsetzbar?

Ja, mit sauberem Rollenmodell, minimalen Berechtigungen und klarer Dokumentation der Datenflüsse.

Können bestehende Tools weiter genutzt werden?

In vielen Fällen ja. Ziel ist Integration statt Neuaufbau, solange Schnittstellen und Datenqualität passen.

Brauchen wir dafür große IT-Ressourcen im Team?

Nein. Wir dokumentieren die Abläufe so, dass dein Team den Betrieb nachvollziehen und einfache Anpassungen selbst umsetzen kann.

Kann man klein starten und später ausbauen?

Ja, das ist der sinnvollste Weg: erst ein belastbarer Pilot, dann standardisiert erweitern.