SharePoint-Struktur aufbauen: Ordnung für KMU und Teams

Eine gute SharePoint-Struktur entsteht nicht durch viele Ordner, sondern durch klare Bereiche, nachvollziehbare Berechtigungen und einfache Regeln für Ablage, Freigaben und Verantwortlichkeiten.

SharePoint & Zusammenarbeit · 5 Minuten

Microsoft 365 und SharePoint prüfen | Insights

Kurz gesagt

  • Trennen Sie Teamablagen, persönliche Dateien und externe Freigaben klar voneinander.
  • Berechtigungen sollten über Gruppen laufen, nicht über viele Einzelpersonen.
  • Vor einer Migration muss klar sein, was übernommen, archiviert oder gelöscht wird.

SharePoint oder OneDrive

OneDrive ist für persönliche Arbeitsdateien sinnvoll. SharePoint ist für Teamablagen, gemeinsame Prozesse und strukturierte Zusammenarbeit gedacht. Viele Probleme entstehen, wenn beides vermischt wird und niemand mehr weiß, wo die verbindliche Datei liegt.

Eine einfache Struktur planen

Starten Sie mit wenigen klaren Bereichen: Geschäftsführung, Verwaltung, Vertrieb, Projekte oder Kunden. Legen Sie fest, wer Besitzer ist, wer lesen darf und wer ändern darf. Weniger Bereiche mit klaren Regeln sind besser als viele Ordner ohne Zuständigkeit.

Migration ohne Datenchaos

Vor der Migration sollten alte Freigaben, doppelte Dateien und verwaiste Ordner geprüft werden. Nicht alles muss übernommen werden. Ein sauberer Start spart später Zeit bei Suche, Berechtigungen und Support.

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